Recuerde que todo comerciante, según el Código de Comercio Vigente en la Republica Bolivariana de Venezuela, deben llevar en el idioma Castellano su Contabilidad, la cual comprendera obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Y adicionalmente todos los libros auxiliares que estime conveniente (Articulo 32 del Código de Comercio).
El libro Diario y el de Inventarios, no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados, ante el Registrador Mercantil, debidamentes foliados (hojas enumeradas), el Registrador Mercantil, estampará el sello que identifica al Registro Mercantil, donde se publicó, el Acta Constitutiva de la empresa.
En el libro Diario se asentaran, día por día, las operaciones que haga el comerciante, expresando claramente quién es el acreedor y quién es el deudor o resumir mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones, para lo cual debe conservar todos los documentos que permitan comprobar las operaciones diarias.
Todo comerciante al iniciar sus operaciones y durante el inicio y el fin de cada año, hará en el libro de inventario una breve estimación de todo sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y el Estado de Situación Financiera, mejor conocido como Balance General y el Estado de Resultados (Estado de Ganancias y Pérdidas), éste último debe demostrar con evidencia los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas en el ejercicio económico.
Queda prohibido, según el Código de Comercio de la Republica Bolivariana de Venezuela, en su árticulo Nro. 36. Para todos los comerciantes:
- Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones escritas.
- Dejar espacios en blancos o a continuación de ellos.
- Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendadura.
- Borrar los asientos o parte de ellos.
- Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y eliminar alguna parte de los libros.
Por último los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante de 10 años, a partir del último asiento de cada libro.
